首页 > 资讯 >正文

如金子般发光的专业行政管理专家

2022-07-11 14:45:09 来源：- 作者：-

社会关于行政的误解很多，行政工作往往背负着“琐碎”，“打杂”，“轻松没压力”等名号，实际上，行政所需要的能力远远不是我们想象的那么简单，想把行政工作做好，做到极致，那也是非常不容易的事情，面对行政繁杂的、可控不可控的因素，行政管理人员往往焦头烂额……在此情况下，行政管家专家王丽丽女士破局而出，凭借她积累的丰富行业经验和发明成果，不仅解决了行政管理道路上面临的一道道难题，还为许多企业解决了企业困境。现在让我们来看看她是如何成为一名杰出的行政管理专家的。

王丽丽乐于钻研，同时享受每一份通过自己努力而得的成就感，从她讲述的经历来看，“实干”或许是对她最准确的形容词，而成就这样一位实干家的，是这三种关键思维。

一、数据思维：站在战略角度看问题，拿数据说话

信息化社会，数据已成为了一种越来越丰富的资源和重要投入，数据思维也开始改变我们的工作模式和操作方式。对于从前很多工作因为无法量化而难以体现价值的行政行业来说，数据思维可以被更多的用来助力行政工作。在宁波江东长顺物资贸易商行的十年多，王丽丽认为对她的影响和成长帮助最大，目标导向性的企业文化培养了她从战略角度看问题，擅于用数据说话的习惯。这种思维的成果也卓有成效。

后来王丽丽加入了翔猪企业管理咨询有限公司，翔猪主要进行企业管理咨询服务，包括商务信息咨询；企业营销策划；人力资源服务；软件开发、技术咨询服务等。进入翔猪后，她发现翔猪的各项工作指标和制度过于复杂，不便于利用这些指标协助人员进行考核和决策，为此，她将公司制度、公司架构、行政人员效率、报表与文档制作周期、公司行政成本控制、公共关系处理效率这些数据收集起来，并进行综合量化，生成精准的数据和报告，根据数据和报告实行数字化和智能化行政管理，并针对公司现状辅助生成可实行的综合化建议，此项措施帮助公司大大地提高了运行效率，数据化形式的考核和管理让人一目了然，并能给到充分的证据支撑。

数据思维是手段，只有把“有效地提高效率”、“提升管理水平”这样的套话转换成精确的数字，以实际的目标作为指导，才能让行政的工作变得更有指向性和针对性。充分地展现行政的价值，这才是行政工作的意义。

2 实践思维：一个只会坐在办公室的行政不是好行政

事实上，被外人看轻和忽视的行政岗位囊括的体系和范围甚广：包括建筑管理、租赁、空间规划设计、设施管理、差旅、日常服务等等。每一个行政都不可能以全盘掌控的姿态进入这一行，而成长的挑战就来自于如何能够让自己十八般武艺越来越精湛。王丽丽的经验是，多实践。翔猪不同于王丽丽之前服务的公司或者行业，其员工众多，产业多样。领导、员工需求都各不相同，有共性也有特殊性，这一切都需要王丽丽去“通关”。入职后，她开始着手梳理公司流程。首先她撰写了集团《岗位与工作流程说明书》，书中统一规定简化了接待流程、会议服务流程等项。说明书简单明了，语言表达不清晰的就用图片示意，目的是优化行政服务，使得每个人都能很方便地理解和使用。慢慢地，大到固定资产管理、工商档案管理，小到司机、前台的服务全部规划了固定的最优流程，一切都井井有条的按照王丽丽的设定流程变得细化、量化、标准化。王丽丽表示：“这么做的优势就是不管员工人数、需求怎么变，大家的办公流程都是精简、不重复繁琐的。” 针对翔猪的业务特殊性，为了加强不同部门间的合作，王丽丽还特别主导开发了“基于多部门协调的办公流程优化系统”。翔猪至今仍在使用该系统，并凭借该系统实现了无障碍跨部门办公与各种审批流程的100%线上化，员工进行部门协调时再也不需要办理复杂繁琐的手续和流程了。

3 管理思维：最大可能的激发团队成员能力

每一个成长型的行政人都势必面对一系列难题：如何提升行政团队的竞争力；如何凝聚行政团队；如何激发行政团队的士气。王丽丽将她的管理经验归结为两点：一、规划成长。留住员工的一个重要手段就是促进员工的个人成长，一个好的领导要用其高瞻远瞩的眼光和精确的判断为员工规划出一个长远的发展路线，帮助员工不断成长，同时要引入先进的思维方式与方法论，并营造好的工作氛围，调动大家的工作热情。二、因才施策。王丽丽讲究因才施策，不同年代的人具有不同的特性，需要采用不同的方法来进行激励，尽量让每个人获得不同的发展。为此，她开发了“基于企业价值导向的员工激励系统”分析员工的喜好侧重点从而提高满意度，她首先通过收集员工喜好数据和员工选定的企业价值倾向，分析不同喜好的员工在何种企业价值导向下，工作热情和效能最大化，并针对不同喜好的员工生成激励方案。该系统激励效果良好，据统计，使用该系统以来，员工工作效率较之前提高了30%，员工离职率下降了25%，人力资源利用率得到最大化。团队管理是一个非常复杂的过程，也是一个需要长期学习的课题，人性是复杂的，所以一个好的领导者、管理者，往往也是一个好的人性观察者，能以最大可能的激发团队成员的作战能力形成团队良性循环。